Engagement Efficace des Parties Prenantes dans le Reporting CSRD

L'engagement des parties prenantes est un aspect essentiel de la Directive du reporting de durabilité des entreprises (CSRD) de l'Union européenne. Il est crucial de comprendre que les responsables de la durabilité en entreprise ou les personnes chargées du reporting CSRD, réussiront mieux en collaborant étroitement avec des parties prenantes expérimentées et informées, ainsi qu'avec tous les acteurs impliqués dans le processus. Le succès de l'analyse de la double matérialité et de la stratégie de durabilité dépend des contributions des parties prenantes et des experts internes.

Cependant, sans une compréhension suffisante, l'engagement des parties prenantes peut devenir chronophage et conduire à des résultats insatisfaisants. Ainsi, il est essentiel de saisir les exigences légales et de tirer parti des expériences de professionnels. Cet article vise à vous offrir une plongée approfondie dans la maîtrise de l'engagement des parties prenantes dans le cadre de la CSRD.

Dans cet article, vous découvrirez les points suivants :

• Qu'est-ce qu'une partie prenante et l'engagement des parties prenantes ?
• Analyse de la double matérialité : un rappel rapide
• Pourquoi l'engagement des parties prenantes est-il important dans l'analyse de la double matérialité ?
• L'engagement des parties prenantes dans l'analyse de la double matérialité est-il requis par la directive ?
• Comment planifier et exécuter l'engagement des parties prenantes dans l’analyse de la double matérialité
• Quelle est la différence entre les parties prenantes et les experts internes ?
• L'engagement des parties prenantes au-delà de l'analyse de la double matérialité
• Engagement des parties prenantes dans la CSRD : 6 recommandations clés
• Greenomy pour commencer le reporting ESG
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Définir les parties prenantes et l'engagement des parties prenantes

Les parties prenantes sont des individus ou des groupes pouvant influencer ou être influencés par les actions, stratégies et politiques d'une entreprise. Pour la CSRD, les catégories typiques de parties prenantes incluent les employés, les fournisseurs, les consommateurs, les communautés locales et les autorités publiques, y compris les régulateurs, les superviseurs et les banques centrales.

Les Normes européennes de reporting de durabilité (ESRS), qui constituent la base des exigences de reporting de la CSRD, identifient deux types de parties prenantes pertinentes :

• Parties prenantes affectées : individus ou groupes dont les intérêts sont influencés par les activités de l'entreprise, tels que les employés, les fournisseurs et les clients.
• Utilisateurs des déclarations de durabilité : individus ou entités qui se fient aux informations contenues dans la déclaration de durabilité pour prendre des décisions, y compris les investisseurs, les prêteurs, les gestionnaires d'actifs, les institutions de crédit, et d'autres.

La nature peut être considérée comme une partie prenante silencieuse. Dans ce contexte, des experts environnementaux ou des ONG pertinentes peuvent être impliqués.

L'engagement des parties prenantes fait référence au processus par lequel une organisation implique ces individus ou groupes dans ses processus décisionnels. Dans le cadre de la CSRD, les parties prenantes jouent un rôle crucial dans l'analyse de la double matérialité. Cette évaluation est fondamentale pour la CSRD, déterminant les informations spécifiques qu'une organisation doit divulguer dans un rapport CSRD.

Analyse de la double matérialité : un rappel rapide

L'objectif principal de l’analyse de la double matérialité de la CSRD est de permettre aux entreprises de prioriser les sujets ESG importants pour leur cas d'affaires spécifique, leur chaîne de valeur et du contexte. À partir d'une liste de sujets ESG potentiellement matériels (disponible dans les ESRS), une entreprise doit évaluer quels sont les sujets de durabilité pertinents selon deux perspectives :

• Matérialité financière : comment les questions de durabilité affectent la valeur de l'entreprise.
• Matérialité d'impact : comment les activités de l'entreprise impactent l'environnement et la société.

Cette évaluation bidimensionnelle garantit que les entreprises considèrent à la fois l'impact de la durabilité sur l'entreprise et l'impact de l'entreprise sur la durabilité.

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Pourquoi l'engagement des parties prenantes est-il important dans l'analyse de la double matérialité ?

L'engagement des parties prenantes est crucial dans l'analyse de la double matérialité car il offre des perspectives précieuses sur les préoccupations et les priorités des différentes parties prenantes. En impliquant activement les parties prenantes, les entreprises peuvent :

• Identifier les risques et opportunités pertinents liés aux questions de durabilité.
• Améliorer la crédibilité et la transparence de leurs rapports de durabilité.
• Renforcer les relations avec les parties prenantes, conduisant à une meilleure acceptation et soutien.

De plus, l'engagement des parties prenantes aide les entreprises à aligner leurs stratégies de durabilité sur les attentes des parties prenantes, garantissant ainsi une approche plus holistique et inclusive.

L'engagement des parties prenantes dans l'analyse de la double matérialité est-il requis par la directive ?

Oui, la directive CSRD exige que les entreprises impliquent les parties prenantes dans l'analyse de la double matérialité. Les ESRS stipulent que les entreprises doivent divulguer la manière dont elles ont déterminé les sujets qui sont matériels pour elles, y compris la manière dont les parties prenantes ont été impliquées dans le processus. Cela garantit que les rapports de durabilité reflètent fidèlement les préoccupations et les priorités des parties prenantes.

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L'engagement des parties prenantes dans l'analyse de double matérialité est-il requis par la directive ?

La CSRD et les ESRS mettent en avant l'importance centrale de l'engagement des parties prenantes, bien que cela ne soit pas obligatoire dans l'analyse de double matérialité. Cependant, même si les ESRS n'imposent pas de comportements spécifiques, ils exigent que les entreprises soient transparentes sur leurs consultations avec les parties prenantes affectées dans le rapport CSRD. L'entreprise doit divulguer si, et comment, les parties prenantes ont été consultées dans le processus d'analyse de matérialité pour identifier et évaluer ses impacts et comprendre comment elles pourraient être affectées par les activités et les décisions de l'entreprise.

Comment planifier et exécuter l'engagement des parties prenantes dans l'analyse de double matérialité en 9 étapes

Une planification minutieuse est déterminante pour réussir l'engagement des parties prenantes. Voici neuf étapes simples pour organiser efficacement cet engagement dans le cadre de l'analyse de double matérialité. Basée sur l'expérience de Greenomy dans l'accompagnement d'entreprises de divers secteurs, la planification devrait idéalement commencer deux mois avant d'engager les parties prenantes.

Cependant, gardez à l'esprit qu'aucun projet n'est parfait. Les processus et les délais peuvent nécessiter des ajustements au fil du projet, en fonction de la taille et des activités de votre entreprise.

1. Planification du calendrier d'engagement des parties prenantes (2 mois avant)

Selon le Guide de mise en œuvre de l’évaluation de la matérialité publié par l’EFRAG, l’engagement n’est pas requis pour chacune des étapes de l'analyse de double matérialité. Les parties prenantes peuvent contribuer à la définition et à l’évaluation des impacts, risques et opportunités (IROs) pour chaque sujet de durabilité. Elles peuvent fournir un contexte spécifique et des preuves sur la manière dont elles sont affectées, identifier les principales zones problématiques et points forts, et indiquer leurs attentes en matière de durabilité.

Par exemple, l'engagement d’un fournisseur stratégique peut apporter des perspectives sur les impacts, les risques financiers et les opportunités dans la chaîne d’approvisionnement. Un investisseur peut guider l’entreprise dans la priorisation de certains sujets de durabilité d’un point de vue financier.

Dans ce contexte, deux approches sont possibles :

• Les résultats de l’engagement peuvent être utilisés pour créer un premier projet d’impacts, risques et opportunités.
• Ou vous pouvez vérifier un projet élaboré en interne auprès des parties prenantes.

Les questions à poser sont :

• Souhaitez-vous recueillir des contributions issues de l'engagement des parties prenantes avant de créer la première liste d’impacts, risques et opportunités ?
• Souhaitez-vous valider les résultats internes auprès des parties prenantes ?

Les deux approches sont valides. Les analystes en durabilité de Greenomy recommandent de mener des recherches préliminaires et de préparer un projet des sujets de durabilité potentiellement matériels, y compris les impacts, risques et opportunités associés, avant d'engager les parties prenantes. Cela permet une approche plus ciblée et garantit que les réponses sont plus efficaces et pertinentes pour le résultat final.

La méthodologie de Greenomy se concentre sur l’engagement des parties prenantes concernant les impacts, risques et opportunités situés à la frontière de la matérialité et qui présentent donc le plus d’incertitudes.

2. Documentation et reporting (2 mois avant)

L'engagement des parties prenantes génère une grande quantité d'informations. Créer un registre d’engagement pour suivre les noms, contacts, sujets spécifiques et réponses est essentiel pour gérer le processus et organiser les informations de manière appropriée. Comme mentionné précédemment (dans la section "L'engagement des parties prenantes dans la Double Évaluation de la Matérialité est-il requis par la directive ?"), la CSRD exige de divulguer de manière transparente si et comment les parties prenantes ont été consultées pendant l'analyse de double matérialité.

De plus, le processus d'évaluation sera assuré par des tiers. Un registre d'engagement peut s'avérer pertinent comme preuve de l'approche appliquée et aider les responsables de  durabilité ou les chefs de projet à fournir des informations claires dans le rapport CSRD.

3. Cartographie des parties prenantes (2 mois avant)

À cette étape, l’objectif est d’identifier les parties prenantes avec lesquelles vous souhaitez vous engager. Exploiter les initiatives et relations existantes avec les parties prenantes peut constituer un excellent point de départ. Si l’entreprise manque d’expérience similaire, cela peut être l’occasion d’analyser le contexte et d’identifier les acteurs clés au sein de la chaîne de valeur et des communautés concernées, capables d’apporter des informations précieuses sur des sujets de durabilité potentiellement matériels.

Pour créer une carte des parties prenantes, commencez largement, puis affinez votre approche. Commencez par définir les principales catégories de parties prenantes (par exemple : fournisseurs, employés, clients, utilisateurs, investisseurs, régulateurs, associations sectorielles ou ONG). Pour chaque catégorie, identifiez un porte-parole ou représentant – cela peut être une personne spécifique ou une organisation qui pourra être contactée ultérieurement dans le processus. À ce stade, il est également utile de considérer quels ESRS ou sujets de durabilité pourraient être pertinents pour chaque partie prenante, assurant ainsi un engagement diversifié couvrant tous les aspects.

4. Choix de la méthode d'engagement des parties prenantes (1,5 mois avant)

La méthode d'engagement des parties prenantes influence significativement la qualité des résultats et le temps requis pour le processus. Le choix de la méthode appropriée dépend largement des circonstances spécifiques de l’entreprise. Parmi les méthodes possibles figurent les enquêtes, les entretiens, les ateliers ou les assemblées.

• Enquêtes : Elles sont souvent la manière la plus efficace d’engager un grand nombre de parties prenantes tout en préservant leur anonymat. Elles permettent un traitement facile des données via des plateformes d’enquête et garantissent l’objectivité. Cependant, si l'organisation souffre d'une "fatigue d'enquête" due à un grand nombre d'enquêtes déjà envoyées, cela peut entraîner des taux de réponse faibles, ce qui rend cette méthode moins idéale.
  
  
• Entretiens : Ils constituent une méthode efficace pour obtenir des réponses détaillées et informées. Ils aident à établir une relation de confiance avec les parties prenantes et offrent la possibilité de découvrir des idées inattendues.
  
  
• Ateliers : Ils sont utiles lorsque l’interaction entre les parties prenantes peut générer une compréhension approfondie et des informations plus complètes.
  
  
• Assemblées : Si l’objectif est d’engager un large éventail de parties prenantes tout en favorisant la discussion et la délibération collective, cette option peut être adaptée.‍

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Les spécialistes ESG de Greenomy recommandent de commencer par des enquêtes et/ou des entretiens comme approche principale, puis d’explorer éventuellement d’autres méthodes si des informations qualitatives approfondies sont nécessaires. Réaliser une analyse de double matérialité pour la première fois présente une série de défis et de concepts nouveaux pour une entreprise. En conséquence, choisir une méthode simple d’engagement est crucial pour utiliser efficacement l’énergie et les ressources.

5. Priorisation des parties prenantes (1,5 mois avant)

L'engagement des parties prenantes peut être un processus chronophage, et les ressources disponibles sont limitées. Il est donc essentiel de se concentrer sur les parties prenantes les plus importantes. Plusieurs critères simples peuvent aider à les prioriser :

• Taille : Les parties prenantes de grande taille ayant une influence significative ou celles fortement impactées par les opérations de l’entreprise.
• Maturité ESG : Les parties prenantes ayant différents niveaux de maturité ESG, apportant des perspectives variées.
• Relation avec la partie prenante : La nature et la solidité de la relation entre la partie prenante et l’entreprise.

D’après notre expérience, nous vous conseillons d’impliquer au minimum les consommateurs, les employés et les fournisseurs. Dans notre méthodologie, des enquêtes et/ou des entretiens sont organisés pour ces trois groupes principaux. De plus, une session d’engagement peut être organisée avec des experts spécifiques en ESG ou des experts sectoriels (par exemple, un spécialiste en durabilité issu d’une ONG ou d’une association sectorielle).

6. Planification du contenu et de la structure de l'engagement (1 mois avant)

Pour garantir un engagement réussi des parties prenantes, il est essentiel de planifier soigneusement la structure et le contenu de l'engagement. Rassembler des informations sur les personnes impliquées, y compris leurs responsabilités et leur expertise, peut également être bénéfique. De plus, gardez à l'esprit que l'engagement des parties prenantes est particulièrement nécessaire dans les domaines où les données manquent ; concentrez donc vos efforts sur ces zones d'incertitude.

Exemple de structure d'engagement, également appliquée par l’équipe des spécialistes ESG de Greenomy :

1. Explication de l’objectif et du champ de l’étude.
2. Fourniture d’une brève définition des sujets de durabilité.
3. Questions introductives :some text
   • Quels sont les principaux problèmes concernant les sujets ESG dans votre contexte spécifique ?
   • Où voyez-vous des possibilités d’amélioration ?
   • Comment notre entreprise peut-elle contribuer à améliorer ce contexte ?
4. Questions spécifiques sur les aspects où les données manquent et où subsistent des incertitudes :some text
   • En tant qu’employé, vous sentez-vous en sécurité dans votre environnement de travail ?
   • En tant que fournisseur, avez-vous une solution pour les rejets d’eau toxique générés par vos opérations ?

Gardez en tête d’adapter le contenu pour chaque catégorie de parties prenantes et selon leur niveau de maturité ESG. L’agenda et les définitions peuvent être envoyés avant la réunion afin que les parties prenantes puissent lire les informations en avance. 

7. Contacter les parties prenantes (3 semaines avant)

Lors de la prise de contact avec les parties prenantes, il est essentiel de rédiger un message qui communique clairement l’objectif de l’engagement et souligne l’importance de leur contribution. Assurez-vous que la communication soit claire et concise, en fournissant toutes les informations nécessaires pour aider les parties prenantes à comprendre pourquoi leur participation est cruciale.

Cette transparence garantit que les parties prenantes sentent que leurs perspectives sont valorisées et que leurs contributions seront traitées avec soin et confidentialité. Aussi, expliquez les objectifs de l'engagement, la manière dont leurs contributions seront utilisées, ainsi que les actions ultérieures prévues.

Fournissez des informations contextuelles ou de fond pour aider les parties prenantes à se préparer efficacement. Cela garantit qu'elles se sentent informées et prêtes à participer.

Lorsque vous prenez contact pour planifier une réunion, envisagez d’offrir des options de participation flexibles. Cela permet aux parties prenantes de s’impliquer de manière adaptée à leur emploi du temps et à leurs préférences.

8. Conduire l’engagement des parties prenantes

Une fois le processus d’engagement lancé, il est crucial d’aborder celui-ci avec une structure claire en tête. Commencez par établir un cadre en présentant un ordre du jour qui définit les objectifs et le processus à suivre, afin de garantir que tous les participants soient alignés.

L’écoute active est essentielle lors des réunions avec les parties prenantes. Donnez-leur l’espace nécessaire pour partager leurs réflexions et leurs idées sans interruption, en créant un environnement où elles se sentent entendues et valorisées. Si vous utilisez des enquêtes comme méthode d’engagement, n’oubliez pas de planifier des rappels pour encourager la participation et maximiser les réponses.

9. Suivi de l’engagement des parties prenantes (1 mois après)

Une fois la méthodologie choisie, les parties prenantes clés identifiées et l’engagement mené et suivi correctement, il est important de faire un suivi avec les parties prenantes. Informez-les de la manière dont leurs contributions seront utilisées et des actions qui seront entreprises en conséquence.

Ce suivi renforce non seulement la valeur de leur participation, mais permet également de les tenir informées et engagées dans le processus à long terme. Il est évident que l’engagement des parties prenantes est un processus complexe et chronophage, souvent étalé sur plusieurs mois, avec l’essentiel des efforts concentrés sur une planification minutieuse. En menant le processus vous-même, vous réaliserez rapidement que la flexibilité et l’adaptabilité sont essentielles. Chaque partie prenante apporte des perspectives et des besoins uniques. Par conséquent, il est crucial de constamment affiner et ajuster vos stratégies d’engagement pour répondre aux circonstances spécifiques, tout en garantissant que le processus reste efficace et adapté à l’aspect humain impliqué.

Quelle est la différence entre les parties prenantes et les experts internes ?

La confusion entre les rôles des parties prenantes et des experts internes est courante. Comprendre cette distinction est essentiel pour planifier et exécuter efficacement le reporting CSRD et l’Analyse de Double Matérialité. Ces deux groupes jouent un rôle crucial mais ont des responsabilités différentes.

Alors que les parties prenantes ne seront jamais directement impliquées dans le projet CSRD, mais seulement par le biais d'approches ciblées, les experts internes peuvent effectuer des tâches clés spécifiques aux sujets qu'ils connaissent. Par exemple, un responsable des ressources humaines sera considéré comme un expert interne en matière d'indicateurs sociaux (par exemple, les mesures de la main-d'œuvre) et pourrait être chargé de remplir des mesures clés pour l'établissement de rapports.

L’importance des experts internes

Dès les premières étapes du projet CSRD, le chef de projet doit identifier les experts internes pertinents, comprendre leur rôle et savoir comment les impliquer. Ces experts apportent une connaissance approfondie des thématiques de durabilité, et leur participation est souvent indispensable tout au long du processus.

Leurs responsabilités peuvent inclure :

• La validation d’un projet de sujets matériels potentiels.
• L’évaluation de l’importance des différents sujets (scoring).
• L’exécution des engagements avec les parties prenantes, en apportant des éclairages sur des aspects spécifiques (par exemple, un gestionnaire des achats peut discuter de la chaîne d’approvisionnement avec les fournisseurs).

Collaborer avec des experts internes contribue également à renforcer la connaissance collective de la CSRD et, plus largement, des enjeux ESG au sein de l’entreprise. Cela peut améliorer la sensibilisation aux objectifs de durabilité et augmenter l’adhésion des collaborateurs. Pour garantir un engagement efficace, il est important de rester transparent dès le début sur l’effort requis et sur le rôle attendu des experts internes, ainsi que de respecter la disponibilité des parties prenantes. 

Tout comme pour l’engagement des parties prenantes, une planification rigoureuse est cruciale lors de la collaboration avec des experts internes. Cela assure une utilisation optimale de leurs compétences, maximise leur contribution et améliore la qualité globale du reporting et des évaluations de matérialité.

Engagement des parties prenantes au-delà de l'analyse de double matérialité

L'engagement des parties prenantes peut aller au-delà de l’analyse de double matérialité. Certaines exigences spécifiques de la CSRD relatives à la divulgation concernent l'engagement des parties prenantes indépendamment de l'analyse de la double matérialité. L'objectif principal est de rendre compte de la manière dont les intérêts et points de vue des parties prenantes sont pris en compte dans la stratégie et le modèle économique de l’entreprise, ainsi que lors de l’élaboration des politiques, actions et objectifs en matière de durabilité. 

Une attention particulière est requise pour les sujets matériels tels que la "Main-d'œuvre propre", les "Communautés affectées" et les "Consommateurs/Utilisateurs finaux". Concernant ces derniers, il est essentiel d'expliquer le processus global d'engagement avec ces groupes et la manière dont leurs contributions nourrissent le processus d'atténuation des impacts négatifs.

De manière générale, l'engagement des parties prenantes est un moment clé où l’entreprise s’ouvre aux apports du monde extérieur. Cela permet de remettre en question les croyances internes, identifier les zones problématiques, mettre en œuvre des approches innovantes et de s’adapter aux attentes et aux tendances. Il est crucial de tirer parti de l'engagement des parties prenantes pour atteindre ces multiples objectifs et renforcer la pertinence et l'efficacité des stratégies de durabilité de l'entreprise.

Mise en œuvre d’une diligence raisonnable en matière de durabilité d’entreprise en continu

Une manière efficace de répondre aux exigences de divulgation sur l'engagement des parties prenantes dans le cadre de la CSRD est d’instaurer un processus de diligence raisonnable en continu, basé sur la Directive relative à la Diligence Raisonnable en matière de Durabilité d’entreprise (CSDDD). Ce processus approfondi d’identification, de mitigation et de reporting aide à détecter et à traiter les impacts négatifs sur les droits humains et l’environnement dans les opérations, les filiales et la chaîne de valeur d’une entreprise. 

L'engagement des parties prenantes joue un rôle clé dans ce processus, offrant des perspectives précieuses pour identifier et résoudre les problèmes pertinents de manière plus efficace. Les informations issues de ce processus de diligence raisonnable doivent être transmises à la direction générale afin d’orienter la stratégie, le modèle économique, les politiques, les actions et les objectifs. Les résultats obtenus grâce à ce processus fournissent une base solide pour l’analyse de double matérialité.

Engagement des parties prenantes dans la CSRD : 6 recommandations clés

Que ce soit intégré dans un système de diligence raisonnable complet ou utilisé dans une approche plus simple pour soutenir la double matérialité, l'engagement des parties prenantes est au cœur de la CSRD. La complexité et la nouveauté de cette directive représentent des défis majeurs pour les entreprises. Pour les aider à surmonter ces défis, les experts de Greenomy proposent les recommandations suivantes pour bien démarrer l'engagement des parties prenantes dans la CSRD :

1. Adoptez une approche pragmatique et efficace : Recueillez les opinions et intérêts via des enquêtes ciblant un groupe sélectionné de parties prenantes clés.
2. Commencez les préparatifs d'engagement des parties prenantes tôt : Une planification précoce permet de mieux anticiper les besoins et les ressources nécessaires.
3. Appliquez une stratégie personnalisée et ciblée : Adaptez votre approche à chaque type de partie prenante pour maximiser l'efficacité et l'impact.
4. Restez flexible : Ajustez le processus en fonction des besoins et des caractéristiques spécifiques des parties prenantes.
5. Impliquez des experts internes : Exploitez leurs connaissances pour enrichir et affiner l'engagement des parties prenantes.
6. Tirez parti des résultats de l'engagement : Intégrez-les dans la DMA ainsi que lors de la mise à jour ou du développement de votre stratégie, de vos politiques, actions et objectifs.

En suivant ces recommandations, votre entreprise peut mieux répondre aux exigences de la CSRD tout en transformant le reporting de durabilité en un atout stratégique.

Greenomy : votre partenaire pour le reporting ESG

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Collaborer avec des experts en durabilité tels que Greenomy vous apporte une expertise précieuse, garantissant que votre organisation respecte non seulement les exigences réglementaires, mais utilise également son reporting de durabilité comme un atout stratégique. Planifiez un appel pour en savoir plus.