Pourquoi Excel est Insuffisant pour le Reporting ESG : Adoptez des Outils Adaptés

Au cours de la dernière décennie, l'importance des rapports sur le développement durable a considérablement augmenté, passant d'une activité périphérique, nécessaire pour répondre à la conformité réglementaire, à un pilier central de la planification stratégique de l'entreprise. Alimenté par l'augmentation récente des exigences en matière de rapports provenant de législations telles que la directive sur les rapports de durabilité des entreprises (CSRD), la taxonomie de l'UE et les normes de l'International Sustainability Standards Board (ISSB), ainsi que par les attentes croissantes des parties prenantes pour des pratiques plus durables, le rapport de durabilité est devenu une priorité absolue pour les entreprises dans le monde entier.

Il y a cinq ans, si l'on s'était enquis des outils utilisés par les entreprises pour établir leurs rapports sur le développement durable, la grande majorité d'entre elles auraient sans aucun doute répondu : « Microsoft Excel » : « Microsoft Excel ». Excel est depuis longtemps la pierre angulaire de la gestion des données et de l'établissement des rapports, et il a répondu aux attentes en trouvant le juste équilibre entre simplicité et adaptabilité.

Toutefois, ces dernières années, la complexité de la mesure des performances en matière de développement durable, de la gestion de grands volumes de données et du respect des exigences en matière d'établissement de rapports a augmenté de façon vertigineuse. Cela soulève la question suivante : sommes-nous en train d'atteindre les limites d'Excel en ce qui concerne les rapports ESG ? Cet article explore les lacunes d'Excel en matière de rapports sur le développement durable, en particulier dans le cadre de la CSRD, et souligne la nécessité de solutions de reporting plus avancées et plus spécialisées.

L'évolution des rapports ESG : Responsabilité, conformité et transparence

Pendant des années, les rapports sur le développement durable ont consisté en des normes volontaires (GRI, TCFD, CDP) et en un petit nombre de cadres juridiquement contraignants tels que la directive sur les rapports non financiers (NFRD) en Europe. Alors que les normes volontaires offraient un modèle structuré pour l'établissement des rapports, les cadres juridiques donnaient aux entreprises beaucoup plus de « liberté » pour établir des rapports sur les grands thèmes de la durabilité comme elles l'entendaient. Cela a rendu les informations associées presque « inutilisables » pour les parties prenantes en raison du manque de comparabilité et de transparence.

Aujourd'hui, le paradigme des rapports ESG a évolué vers des informations obligatoires et structurées, afin d'améliorer la transparence des informations ainsi que la responsabilité des entreprises vis-à-vis de leurs propres rapports non financiers. En fin de compte, cela vise à garantir que les parties prenantes, y compris les investisseurs, les consommateurs et les régulateurs, aient accès à des données fiables et comparables sur le développement durable.

Si l'on prend l'exemple de la CSRD, deux éléments clés ont été introduits par rapport au règlement qu'il a remplacé, le NFDR.

Un rapport de durabilité structuré et vérifiable pour accroître la responsabilité

La CSRD impose des exigences strictes aux entreprises pour garantir la responsabilité et l'auditabilité de leurs rapports sur le développement durable. En effet, le rapport CSRD d'une entreprise sera placé sous la supervision directe de son conseil d'administration, qui sera tenu responsable de l'exactitude et de la qualité générale du rapport.

La directive exige également que les entreprises fassent preuve d'un certain degré d'engagement avec leurs parties prenantes sur un large éventail de sujets liés au développement durable, et qu'elles expliquent comment les commentaires recueillis ont influencé la stratégie de développement durable de l'entreprise.

Enfin, la directive prévoit initialement que les informations relatives au développement durable fassent l'objet d'une assurance limitée (bientôt d'une assurance raisonnable, qui sera plus stricte) de la part d'un auditeur indépendant afin d'en vérifier la fiabilité et l'exactitude. Il est prévu que la prochaine étape consistera pour une entreprise à fournir une assurance raisonnable. Dans tous les cas, une piste d'audit complète des données utilisées pour le rapport sera nécessaire.

La conformité avec les cadres ESG apporte la normalisation

La CSRD est soutenu dans son application par les normes européennes de reporting sur le développement durable (ESRS) qui définissent les critères à remplir en fonction des caractéristiques de l'organisation. Ces normes normalisent la production des rapports de durabilité en Europe et améliorent leur utilité pour les parties prenantes externes. Excel, qui n'est pas à la base un logiciel de reporting de développement durable, ne prend pas en charge ces normes (ni leurs mises à jour permanentes), ce qui rend la conformité difficile car il ne sera que l'un des nombreux outils interconnectés nécessaires pour générer le rapport final.

On peut utiliser Excel pour les analyses quantitatives et la génération d'ICP, sous la direction d'un expert pour savoir précisément quel ICP fournir, puis utiliser Word ou tout autre logiciel de « traitement de texte » pour créer et formater les rapports quantitatifs, et enfin rassembler les deux parties du rapport pour le balisage électronique (voir le paragraphe suivant) et le formatage final.

Le fait de devoir jongler avec plusieurs outils peut créer des frictions dans leur intégration, des pertes de données et n'est pas efficace en termes de gestion du temps. En revanche, les solutions avancées de reporting ESG, telles que Greenomy, disposent de ces normes et de leurs règles inhérentes, entièrement numérisées, intégrées et maintenues dans leur outil afin de garantir que les entreprises remplissent leurs obligations de reporting sans effort, en sachant très facilement ce qui est pertinent pour leur cas d'utilisation spécifique.

Transparence et comparabilité : L'ESRS et le format électronique unique européen (ESEF)

Comme nous l'avons expliqué plus haut, les ESRS ont contribué à normaliser les rapports sur le développement durable et à les rendre plus faciles à utiliser pour les parties prenantes externes. L'utilité accrue de ces rapports découle principalement de la transparence requise de la méthodologie (normalisée pour toutes les entreprises) et de la comparabilité des données rapportées qui résulte de l'application des normes. En effet, des institutions similaires devront produire le même ICP selon la même méthodologie, ce qui signifie que l'étalonnage des performances sera beaucoup plus facile car vous aurez l'assurance de pouvoir comparer les informations.

Afin d'améliorer la facilité d'utilisation des rapports sur le marché et de s'adapter à la nouvelle ère numérique, la Commission européenne a demandé que la CSRD soit produit dans un format électronique (à partir de 2026 pour l'année de rapport 2025). Pour ce faire, elle a étendu l'ESEF, qui est un mandat réglementaire obligeant les entreprises à préparer leurs rapports financiers annuels dans un format numérique et standardisé. En effet, les entreprises devront désormais également préparer leurs rapports non financiers à l'aide de l'ESEF, en particulier dans le format XBRL en ligne (iXBRL), afin de rationaliser le processus d'établissement des rapports et de faciliter l'analyse et l'intégration des informations financières et des informations relatives au développement durable.

Pourquoi Excel ne répond-il pas aux exigences de la CSRD en matière de rapports ? Quelles sont les alternatives ?

Même si Excel reste un outil extrêmement utile et polyvalent, les nouvelles contraintes imposées par la CSRD ne permettront pas aux entreprises de l'utiliser comme outil de reporting « par défaut ». La complexité et le volume des données à traiter et à manipuler, ainsi que les exigences législatives supplémentaires concernant le format et l'auditabilité du rapport, ne pourront tout simplement pas être traités uniquement avec Excel.

Excel a du mal à gérer la complexité et le volume des données ESG

Les exigences sous-jacentes de la CSRD imposent aux entreprises de rendre compte de données ESG étendues et complexes dans l'ensemble de la structure de l'entreprise. Excel n'est pas conçu pour traiter efficacement de grands volumes de données, surtout si l'on tient compte des différentes sources où elles peuvent se trouver (documents internes non structurés, systèmes ERP multiples, etc.) La consolidation, la normalisation et la gestion manuelle d'ensembles de données aussi vastes dans Excel peuvent entraîner des problèmes de performance et des erreurs d'origine humaine.

Les solutions avancées de reporting ESG peuvent offrir de meilleures capacités de traitement des données, garantissant l'exactitude des données et la rationalisation de votre référentiel de données ESG. Ces outils facilitent non seulement la conformité aux exigences réglementaires, mais ils vous permettent également d'analyser et de suivre efficacement votre stratégie de développement durable, ce qui vous aide à atteindre vos objectifs. Par exemple, dès le départ, un logiciel de reporting ESG comme Greenomy permet de gagner du temps en utilisant l'IA pour extraire des données directement à partir de vos documents téléchargés, minimisant ainsi les saisies manuelles.

La connectivité, généralement prise en charge de manière native par les logiciels ESG avancés, est également essentielle pour garantir que les données circulent de manière transparente depuis leur source (c'est-à-dire le système interne de l'entreprise) jusqu'à la solution de reporting, réduisant ainsi les erreurs humaines potentielles et assurant le suivi des données depuis leur source jusqu'au rapport.

La collaboration dans Excel peut s'avérer difficile

Pour faire face à une telle complexité et à un tel volume de données, la collaboration entre les différents acteurs de la structure de l'entité sera essentielle. La capacité à définir les tâches et les responsabilités, à suivre les progrès, à demander des révisions, à valider les réponses finales et à garder une trace des changements (c.-à-d. versions, journaux d'audit) sera le point de départ d'un parcours réussi en matière de rapports.

La possibilité de mettre en place des flux de travail clairs avec un système de propriété et de tâches puissant, soutenu par des fonctions de collaboration plus avancées (c'est-à-dire les modifications des utilisateurs, le suivi en temps réel, les versions, les délais et les paramètres de révision, etc.) garantira que tous les acteurs du parcours de reporting ESG comprendront ce que l'on attend d'eux, seront en mesure de contribuer aux réponses et de demander l'approbation. De leur côté, les responsables seront en mesure de suivre l'avancement général, de fixer de nouvelles tâches et de nouveaux délais pour poursuivre l'effort, ainsi que de réviser les réponses existantes afin de générer leur rapport final de manière transparente.

Malheureusement, ces fonctionnalités ne font pas partie de l'offre principale d'Excel et peuvent conduire à la génération de plusieurs versions du même fichier, à la perte de données d'une version à l'autre et à la complexité du suivi de la propriété et de la progression à un niveau granulaire. Les logiciels de reporting ESG avancés tels que Greenomy, en revanche, favorisent une culture de collaboration avec des fonctions de flux de travail intégrées pour faciliter la gestion des tâches.

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Intégrité des données, auditabilité et étiquetage

L'équilibre entre la simplicité et l'adaptabilité d'Excel, comme mentionné précédemment, entrave malheureusement le besoin d'exactitude, d'intégrité et d'auditabilité des données. Excel est souvent source d'erreurs humaines (saisie manuelle des données, gestion des formules, etc.) et ne dispose pas d'une piste d'audit solide (journal d'audit, lignage des données, etc.), ce qui rend difficile le suivi des modifications et la garantie de l'intégrité des données au fil du temps.

Les solutions avancées en matière de rapports sur le développement durable peuvent fournir des journaux d'audit détaillés, un contrôle des versions et une traçabilité complète des données, ce qui permet aux entreprises de maintenir une transparence totale et d'éviter de créer des boîtes noires au cours du processus d'élaboration des rapports.

Excel n'est pas non plus adapté à la production d'un rapport CSRD conforme à la réglementation et lisible par une machine, car il ne prend pas en charge les normes de marquage numérique telles que l'iXBRL. Les outils de reporting ESG spécialisés sont mieux équipés pour répondre à ces exigences, en garantissant la précision, la conformité et la facilité d'utilisation.

Les logiciels de reporting ESG comme alternative aux lacunes d'Excel

À mesure que le paysage du reporting ESG évolue, les entreprises devront progressivement s'éloigner d'Excel et adopter des outils conçus pour répondre aux exigences complexes de ces exigences en constante évolution. Dans cet article, nous avons démontré certaines des limites les plus frappantes d'Excel, en soulignant pourquoi il ne répondra pas aux exigences de reporting de la CSRD et d'autres réglementations ESG, et comment un logiciel de reporting ESG peut combler cette lacune. Opter pour un logiciel de reporting ESG permet non seulement d'améliorer la précision et l'efficacité du reporting, mais aussi de bénéficier d'un avantage concurrentiel en offrant des informations approfondies sur les performances de l'entreprise en matière de développement durable.

En résumé, bien qu'Excel ait servi d'outil pour gérer les données et générer des rapports, il semble qu'aujourd'hui il ne soit plus suffisant pour préparer et se conformer aux normes de reporting ESG (telles que la CSRD, la taxonomie de l'UE et l'ISSB). Les entreprises ont tout intérêt à passer à un logiciel de reporting ESG dédié pour se conformer aux exigences réglementaires et garantir l'exactitude, la traçabilité et l'auditabilité des données, afin de fournir aux parties prenantes et aux organismes de réglementation des KPI et des rapports ESG comparables et de grande qualité.

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