Comment constituer une solide équipe interfonctionnelle chargée des rapports ESG : étapes, rôles et responsabilités

Alors que la directive sur les rapports sur le développement durable des entreprises (CSRD) et la taxonomie de l'UE prennent racine, les entreprises lancent leur stratégie de reporting. Un aspect crucial de ce processus est de créer une solide équipe interfonctionnelle chargée des rapports ESG afin de garantir l'efficacité et la mise en œuvre d'une conformité sans faille.

Que votre organisation puisse ou non se permettre de disposer d'une équipe dédiée exclusivement à l'établissement de rapports ESG, il est indispensable de réunir un ensemble diversifié de profils et de départements au sein de votre équipe de reporting ESG. Mais quels profils spécifiques devraient composer votre équipe ? Et comment procéder ?

Cet article explique ce qui caractérise une solide équipe de reporting ESG interfonctionnelle, vous fournit un guide étape par étape pour créer votre équipe et décrit les rôles et responsabilités essentiels nécessaires à une mise en œuvre réussie.

Pourquoi une équipe interfonctionnelle chargée des rapports ESG est-elle nécessaire ?

Le CSRD et la taxonomie de l'UE font partie d'un ensemble de lois sur la finance durable introduites par l'Union européenne afin de standardiser les rapports ESG. Le CARTE est une directive de l'UE qui oblige les entreprises, les banques et les compagnies d'assurance à divulguer leurs informations en matière de développement durable. D'autre part, le Taxonomie de l'UE est un système de classification qui définit des critères pour les activités économiques alignés sur une trajectoire nette zéro d'ici 2050 et sur d'autres objectifs environnementaux. Il vise à orienter les investissements vers les activités nécessaires à la transition vers une économie verte.

Ensemble, ces normes exigent la communication de plus de 3 000 points de données couvrant divers domaines de l'entreprise. Cela vient du fait que ces cadres introduisent des concepts importants tels que, du côté de la taxonomie de l'UE, le admissibilité et alignement des activités économiques. Du côté de la CSRD, les nouveaux concepts notables sont les Normes européennes en matière de rapports sur la durabilité (ESRS), qui couvre les reportages sur des questions environnementales, sociales et de gouvernance importantes, telles que le changement climatique, la biodiversité et les droits de l'homme. Double matérialité, qui oblige les entreprises à rendre compte des risques de durabilité qui les concernent et de leur impact sur la société et l'environnement. Informations prospectives, telles que les objectifs et les progrès, à inclure dans les rapports. Et une assurance obligatoire pour toutes les informations publiées sur la durabilité, contribuant à des données plus fiables et à une confiance accrue entre les parties prenantes.

Bien que le CSRD et la taxonomie de l'UE soient conçus pour fournir aux investisseurs des données fiables, transparentes, vérifiables et comparables afin de comprendre l'impact des entreprises dans lesquelles ils investissent sur le développement durable, ils constituent toujours un défi. Ainsi, une solide équipe de reporting ESG est essentielle pour répondre aux exigences réglementaires et fournir une transparence adéquate, répondre aux demandes des investisseurs, gérer les risques, favoriser la responsabilité et la collaboration, et également attirer des investissements et des financements

Caractéristiques essentielles d'une solide équipe de reporting ESG

Malgré l'importance croissante des rapports ESG, la plupart des organisations ne disposent pas des ressources supplémentaires nécessaires pour recruter du personnel qui se concentrera exclusivement sur les rapports sur le développement durable. Qu'il y ait au moins un employé à temps partiel dédié au reporting ESG ou non, une conformité réussie ne peut être atteinte que s'il est entouré d'une équipe compétente, dotée de rôles et de responsabilités bien définis.

Mais quels critères prendre en compte lors de la constitution de cette équipe ? Voici les compétences qu'une bonne équipe de reporting ESG doit présenter collectivement.

Expertise interdisciplinaire

L'ESG couvre un large éventail de sujets, allant des émissions de GES à l'équité entre les sexes. La constitution d'une équipe solide nécessite donc des personnes d'horizons et de départements divers, chacune apportant sa propre expertise. Cette contribution collective garantit une compréhension approfondie des différentes facettes inhérentes au reporting ESG.

Maîtrise des données et compétences analytiques

La conformité effective à des cadres tels que le CSRD et la taxonomie de l'UE repose largement sur une collecte et une intégration complètes des données. Avec des milliers de points de données à signaler, l'équipe doit posséder de solides capacités de gestion des données et être capable de traduire des informations complexes en informations exploitables pouvant être intégrées de manière fluide dans un rapport.

Communication et transparence

Outre l'exigence essentielle pour étroite collaboration, des compétences de communication efficaces sont essentielles pour transmettre des informations ESG complexes de manière claire, concise et convaincante. L'équipe doit être en mesure de rédiger des rapports facilement compréhensibles par les parties prenantes, en équilibrant les détails techniques avec l'accessibilité. En outre, un engagement en faveur de la transparence est essentiel pour une équipe de reporting ESG, qui donne la priorité à des rapports précis et honnêtes et met en évidence à la fois les réalisations et les opportunités d'amélioration.

Étapes pour créer une équipe de reporting ESG solide et efficace

Maintenant que nous connaissons l'importance d'une équipe soudée et les principales caractéristiques de ses membres, nous pouvons examiner les étapes à suivre pour former ce groupe. Généralement, la gestion de cette équipe incombe à un responsable des rapports ESG, ou à un titre désigné, avant la mise en place officielle de la structure de l'équipe. Cette personne est chargée de superviser les étapes suivantes.

1. Évaluez vos objectifs ESG: Avant de constituer une équipe, votre organisation doit chercher à établir des objectifs généraux tels que l'alignement de la taxonomie de l'UE d'année en année, la réduction des émissions de GES ou l'amélioration de la conformité au CSRD (par le biais d'un ou de tous les KPI). Pour ce faire, il s'agit d'identifier les priorités clés de l'entreprise. Notez que les priorités internes de l'organisation sont importantes, mais que la conformité réglementaire peut devoir passer en premier.
2. Définir les besoins pour atteindre ces objectifs: Définissez le temps et les ressources dont vous avez besoin pour atteindre ces objectifs. Cela inclut la conception d'un calendrier avec des horizons temporels réalistes pour chaque objectif, l'évaluation de l'existence d'outils susceptibles d'accélérer les tâches à accomplir ou d'aider l'entreprise à organiser ses données et toute ressource supplémentaire que l'entreprise pourrait fournir pour vous permettre de compléter les rapports.
3. Définir les rôles et les responsabilités pour les projets ESG: Pour chaque objectif et besoin ESG identifiés, dessinez les rôles et les responsabilités et établissez un lien entre le profil de l'entreprise le plus proche.
4. Identifier les candidats potentiels: À ce stade, identifiez les parties prenantes internes qui correspondent aux rôles et responsabilités décrits précédemment. Présentez la carte de l'équipe inter-ESG au conseil d'administration pour garantir l'alignement et renforcer l'autonomie de l'équipe.
5. Former des candidats qualifiés: Formez les nouveaux membres de l'équipe interfonctionnelle ESG, en veillant à couvrir toutes les compétences pertinentes dont ils auront besoin. Une formation complète en matière de reporting ESG devrait inclure une intégration sur vos objectifs nouvellement définis, connaissances sur le CSRD et la taxonomie de l'UE, des compétences en gestion et analyse des données, ainsi que des compétences générales améliorant leurs compétences en matière d'équipe et de communication.
6. Fournir un soutien et des conseils continus: Les réglementations ESG évoluant constamment, votre équipe de reporting évoluera également. Assurez-vous qu'une formation, un soutien et des conseils pertinents sont toujours disponibles pour vos employés.
   

Création de votre équipe de reporting ESG : principaux départements, rôles et responsabilités à prendre en compte

Outre une personne dédiée spécifiquement au reporting qui collecte et traite les données des différents départements, quelle que soit la taille de l'équipe de reporting ESG, les départements suivants devraient être impliqués dans le processus de reporting de la taxonomie CSRD/UE :

Rapports d'entreprise

Le rôle du département des rapports d'entreprise en matière de reporting ESG comprend la préparation et la publication de rapports qui mettent en lumière les activités de l'entreprise, améliorent la transparence pour les investisseurs et incitent d'autres organisations à faire de même. Ce département est chargé de divulguer les informations concernant les opérations et les risques de l'organisation dans les domaines de la gestion environnementale, de l'impact social et de la gouvernance d'entreprise.

En outre, le département de l'information financière participe au maintien des initiatives ESG au sein de l'organisation et joue un rôle clé dans l'adaptation à la réallocation des ressources, à l'information financière et aux données accompagnant les informations ESG.

Durabilité

Si l'équipe de reporting ne se trouve pas directement au sein de celle-ci, le département du développement durable est un allié indispensable de l'équipe de reporting. Ce département est chargé de superviser et de gérer les initiatives de développement durable de l'organisation et de veiller à ce que les activités ESG de l'entreprise soient correctement communiquées.

Le rôle du département du développement durable est varié et varie d'une entreprise à l'autre. Dans une situation idéale, son rôle en matière de reporting ESG consisterait à : collecter et analyser les données relatives aux aspects ESG des opérations de l'organisation ; fixer des objectifs et des cibles ESG, qui sont ensuite communiqués aux parties prenantes et au public ; dialoguer avec les parties prenantes pour comprendre leurs préoccupations et intérêts liés à l'ESG, ce qui oriente le contenu des rapports ESG ; elle veille à ce que l'organisation se conforme aux réglementations et normes liées à l'ESG, et identifie et gère les risques liés à l'ESG ; et la plupart surtout, en veillant à ce que les données ESG soient exactes, complet et aligné sur les normes et cadres de reporting pertinents, pour la préparation des rapports ESG.

Audit interne

Le service d'audit interne apporte son soutien en évaluant la maturité ESG de l'organisation et en garantissant une structure de gouvernance et une supervision solides. Les auditeurs internes sont également chargés de valider les objectifs de gestion des risques ESG, de réaliser des évaluations des risques et d'évaluer le cadre de gestion des risques ESG. En outre, ils évaluent la conception et l'efficacité opérationnelle des activités de contrôle et examinent les mesures d'information financière et non financière ESG. La collaboration avec les services juridiques et de conformité est courante pour les auditeurs internes afin de s'assurer que les rapports ESG sont conformes à la réglementation.

Gestion de la chaîne d'approvisionnement

Le CSRD demande explicitement que des informations en amont et en aval soient incluses lors de la divulgation d'informations sur les opérations, les partenariats, les politiques, les stratégies, etc. de l'entreprise. Ainsi, le service de gestion de la chaîne d'approvisionnement influe sur la manière dont une entreprise peut collecter, calculer et divulguer des données relatives aux émissions de GES, aux déchets, aux communautés touchées, aux salaires adéquats, aux relations commerciales, à la conformité réglementaire avec la législation externe, etc.

En d'autres termes, maintenant que des lois telles que la CSRD et la taxonomie de l'UE visent à comprendre l'impact d'une entreprise dans une mesure sans précédent, le département de gestion de la chaîne d'approvisionnement est à l'avant-garde du processus de reporting ESG. Ce département est également chargé de veiller à ce que ces réglementations ESG soient comprises et mises en œuvre tout au long de la chaîne, ce qui a un impact direct sur l'entreprise et sa réputation.

Juridique et conformité

Ce département est principalement chargé de veiller à ce que les informations ESG contenues dans les déclarations publiques, telles que les rapports sur le développement durable, les communiqués de presse, les supports marketing et les sites Web des entreprises, soient exactes, cohérentes et conformes à la réglementation. En outre, et spécifiquement en ce qui concerne le CSRD et la taxonomie de l'UE, le service de conformité devrait inventorier toutes les informations ESG, évaluer les contrôles et procédures de divulgation et développer des mécanismes pour évaluer et suivre les performances ESG de l'entreprise.

Le service juridique est positionné à l'intersection de la gestion juridique, de la conformité et des risques, et il doit jouer un rôle de premier plan en veillant à ce que les facteurs ESG ne soient pas négligés dans les entreprises, afin de les rendre responsables devant le conseil d'administration et les autres parties prenantes clés.

Finances

Malgré le volume d'informations non financières requises par le CSRD et la taxonomie de l'UE, les deux cadres reconnaissent l'importance des informations financières pour suivre ou confirmer les informations non financières divulguées. Comme les autres départements, il est conçu pour collecter, organiser, superviser et divulguer les données traitées principalement par le département, mais il possède également un avantage important. Le service financier possède une expérience existante dans la compilation et la communication d'informations, le rapprochement des chiffres, la garantie de la traçabilité entre les chiffres et la définition de la stratégie de l'entreprise après avoir analysé la présentation des différents chiffres. Ces compétences sont non seulement fondamentales pour évaluer les performances ESG, mais elles sont également essentielles pour développer une stratégie ESG qui respecte ces cadres réglementaires sur le long terme.

Ressources humaines

Le département des ressources humaines joue un rôle essentiel dans l'établissement de rapports en fournissant des informations sur le « S » (social) et le « G » (gouvernance) dans l'aspect ESG du rapport, démontrant ainsi l'engagement de l'entreprise en faveur d'une organisation diversifiée, respectueuse et éthique. Cela inclut des données sur les principales caractéristiques des employés, l'efficacité des programmes de formation, les structures de rémunération et les initiatives visant à promouvoir le bien-être des employés.

Département de l'environnement, de la santé et de la sécurité

Le département EHS fournira des informations essentielles en fournissant des données et des activités de reporting axées sur les facteurs influant sur le changement climatique, les émissions, la gestion des déchets, la consommation d'énergie, les incidents environnementaux, la sécurité des employés, les taux d'accidents, les politiques, la documentation et la conformité. L'EHS enregistre une base de référence pour les programmes liés à l'ESG, et les professionnels de l'EHS sont de plus en plus invités à partager des données avec un nouvel ensemble de parties prenantes, notamment les finances, les ressources humaines, le droit et les communications, impliquées dans les rapports ESG. Ces données garantissent une évaluation complète de l'impact environnemental de l'entreprise et de son engagement en faveur du développement durable, ainsi que des liens plus étroits entre les départements impliqués dans le processus de reporting.

Équipes informatiques et de données

La gestion des données de tous ces services peut s'avérer fastidieuse, c'est pourquoi il est utile d'impliquer les équipes chargées de collecter et de traiter les informations. Leur rôle est essentiel pour agréger diverses sources de données et garantir l'exactitude et l'exhaustivité des mesures de durabilité et des indicateurs de performance clés. Chez Greenomy, nous proposons Plus de 100 connecteurs API pour faciliter l'intégration fluide des données, permettant aux entreprises de produire des rapports CSRD et de taxonomie de l'UE complets et fiables.

Autres départements

• Marketing : L'équipe marketing peut fournir des informations précieuses sur les campagnes marketing et les stratégies de communication liées au développement durable. Ces données aident à mettre en valeur l'engagement d'une entreprise en faveur de pratiques durables, à favoriser la transparence et à impliquer efficacement les parties prenantes et le public dans les rapports ESG. L'équipe marketing est également chargée de maintenir des communications honnêtes et transparentes, en veillant à ce que l'organisation évite tout cas de greenwashing.
• Relations avec les investisseurs : elles peuvent aligner les efforts en matière de développement durable sur les attentes des investisseurs et démontrer leur engagement en faveur d'investissements responsables. Cette implication renforce non seulement la dimension financière des rapports ESG, mais renforce également la transparence et la responsabilité envers les actionnaires.
  

Notez que même si cette liste de parties prenantes pour votre équipe de reporting ESG n'est pas exhaustive et peut varier en fonction de votre situation particulière, le fait de favoriser la collaboration entre ces départements vous aidera à obtenir un rapport plus complet et plus perspicace.

Les défis liés à la création d'une équipe de reporting ESG

La création d'une équipe de reporting ESG peut présenter plusieurs défis, mais trois d'entre eux se démarquent particulièrement.

La première difficulté courante est le manque de ressources, car l'obtention d'un budget et de ressources adéquats pour mettre en place et maintenir l'équipe de reporting ESG peut être un obstacle. Cela se produit notamment en cas de manque de compréhension ou de hiérarchisation des initiatives ESG au niveau de la direction. Cela nous amène au deuxième défi, qui consiste à aligner les objectifs ESG et les stratégies commerciales générales. Cela est essentiel pour favoriser la collaboration interne et garantir l'unification des efforts.

Enfin, la formation continue et le développement des compétences sont nécessaires en raison de la nature évolutive des cadres de reporting ESG. Offrir des opportunités de formation continue à l'équipe peut nécessiter beaucoup de ressources et beaucoup de planification, mais cela reste indispensable.

Une solide équipe de reporting ESG : la pierre angulaire d'un reporting réussi sur la CSR/la taxonomie de l'UE

Cet article soulignait que, pour s'aligner sur des cadres tels que le CSRD et la taxonomie de l'UE, les organisations doivent cultiver une collaboration interfonctionnelle. Cela nécessite de supprimer les silos entre vos différentes équipes, chacune jouant un rôle essentiel dans les étapes du processus de conformité. Ce n'est qu'alors que votre organisation pourra générer un rapport complet et informatif à utiliser comme opportunité stratégique pour améliorer votre durabilité globale.

Chez Greenomy, notre mission est de vous aider à atteindre le stade où toutes les informations nécessaires sont à portée de main pour identifier et mettre en œuvre des initiatives de développement durable efficaces. Notre solution rationalise l'ensemble du processus de reporting grâce à des automatisations pilotées par l'IA et à des guides étape par étape, tout en encourageant la collaboration grâce à un système de gestion des tâches intégré. Greenomy propose également des services de soutien, notamment des conseils dispensés par des experts ESG et une formation d'équipe avec la Greenomy Academy pour un démarrage en douceur de votre parcours de reporting.

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